Pourquoi être conforme au RGPD ?
L’application de cette loi requiert le respect de plusieurs principes, dont la légalité et la confidentialité. De plus, plusieurs démarches doivent également être menées par un professionnel afin d’assurer la conformité des traitements de données avec la loi RGPD. Voici comment effectuer l’application de la loi RGPD :
Les implications du RGPD
Le RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données, est une loi de l’UE qui s’applique depuis 2018. C’est un texte qui guide plusieurs structures sur comment gérer la conservation, l’analyse et l’utilisation des données personnelles. Cette réglementation améliore la protection de la vie privée. La loi RGPD s’applique à des structures comme :
- les sous-traitants,
- les entreprises,
- les associations, etc.
Le but de cette démarche est d’assurer une sécurité maximum aux données collectées. De plus, chaque violation de la loi peut être signalée à la CNIL. La loi RGPD stipule également que chaque individu a notamment le droit de donner son consentement sur la collecte et l’utilisation des informations recueillies.
Le respect des principes du RGPD
Pour appliquer la loi RGPD sur la protection de la vie privée, il est nécessaire de respecter plusieurs principes. De ce fait, chaque organisme doit collecter et conserver les informations de façon légale, tout en respectant les droits des personnes concernées.
L’enregistrement et l’utilisation légale des données
Les entreprises ont pour première obligation, de respecter le principe de la légalité afin de se conformer à la réglementation en vigueur. Elles doivent notamment obtenir un consentement tacite avant toute utilisation d’une information confidentielle. Pour ce faire, une entreprise peut, par exemple, envoyer un formulaire par voie électronique, aux utilisateurs de ses produits.
Le principe de pertinence implique le respect du droit de chaque utilisateur. Il signifie que les données collectées ne doivent pas dépasser les limites d’usage. Ici, le responsable de la collecte a pour obligation de n’enregistrer que les éléments importants et de protéger chaque donnée sensible. Quant au principe de finalité, il aborde la nécessité d’informer les utilisateurs sur l’usage à faire de chaque information enregistrée. Ainsi, chaque sujet peut savoir comment limiter l’utilisation des éléments recueillis sur lui afin de protéger sa vie privée.
La conservation et la sécurité des données personnelles
Le principe de conservation est un point essentiel à respecter dans l’application des politiques de sécurisation d’une donnée personnelle. Il suggère que l’entreprise enregistre chaque donnée sur une courte durée. Celle-ci doit donc disparaître des registres après usage.
Enfin, le principe de sécurité impose la mise en place de mesures efficaces pour assurer la confidentialité des éléments collectés. Aussi, le niveau de sécurisation doit être maximum pour les éléments plus sensibles. Ainsi, seuls quelques individus peuvent avoir pleinement accès à ces fichiers.
Quelles sont les démarches à suivre ?
Les politiques de sécurisation des fichiers personnels impliquent la mise en place d’une méthode claire à imposer à chaque service de la société. Le processus de conformité passe notamment par la désignation d’un pilote, la création d’un registre et l’élaboration d’une procédure interne.
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Désigner un responsable des données
LE RGPD stipule qu’une entreprise doit désigner au sein de son service, une personne chargée du traitement des éléments confidentiels sur chaque client. Celle-ci doit remplir plusieurs obligations, dont celle d’informer la CNIL en cas de violation des règles de confidentialité. Elle détient également un registre pour le recensement des données.
Après les différents registres établis, votre société doit définir les traitements à effectuer en priorité. Privilégiez les processus à risques pour votre entreprise. En cas de non-conformité, vous pouvez mener une étude PIA (Privacy Impact assessment) afin de prendre les dispositions juridiques nécessaires.
Organiser plusieurs processus internes
L’organisation des processus internes permet de maintenir un bon niveau de régularité dans le traitement des fichiers confidentiels. Cette étape consiste à établir des procédures de gestion des événements comme :
- un bug informatique,
- un changement de prestataire,
- les demandes d’accès émises par des personnes physiques, etc.
Vous devez également créer des documents relatifs à chaque étape d’application du processus de conformité.